GESTION D'AGENDA MÉDICAL ET PRISE DE RENDEZ-VOUS À DISTANCE • PARTOUT EN FRANCE
Un agenda organisé selon la réalité de votre cabinet
Entre les rendez-vous à programmer, les annulations, les demandes de déplacement et les créneaux qui se libèrent, la gestion d’un agenda médical exige une attention constante.
Sereña prend en charge la gestion de votre agenda et les demandes de rendez-vous de vos patients en suivant précisément vos disponibilités, vos motifs de consultation et vos consignes. Vous conservez la maîtrise de votre planning. Je veille à son organisation au quotidien.
Vous souhaitez également déléguer vos appels entrants ? Découvrez notre service de permanence téléphonique médicale
Basée à Revel, près de Toulouse, j’accompagne à distance les professionnels de santé partout en France, du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 18 h.
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Qu’est-ce que la gestion d’un agenda médical à distance ?
La gestion d’agenda médical à distance consiste à confier l’organisation des rendez-vous d’un cabinet à une secrétaire médicale qui travaille depuis ses propres locaux.
À partir des accès et consignes transmis par le professionnel, elle peut proposer les créneaux adaptés, enregistrer les rendez-vous, déplacer ou annuler une consultation et transmettre les demandes qui nécessitent l’avis du praticien.
Avec Sereña, chaque action est réalisée selon le fonctionnement défini avec votre cabinet. Les rendez-vous ne sont pas simplement placés dans les premières disponibilités visibles : leur durée, leur motif, leur niveau de priorité et les éventuelles conditions de prise en charge sont pris en compte.
Points clés
Basée à Revel
Service à distance partout en France
Disponible
Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 18 h.
Une interlocutrice dédiée
Vos patients retrouvent la même voix et un accueil qui connaît vos habitudes.
Selon vos consignes
Chaque appel, message et rendez-vous est traité dans le respect de votre organisation.
Transparence
À partir de 30 € par mois, puis facturation à l’appel
Une prise de rendez-vous conforme à vos consignes
Tous les cabinets n’organisent pas leurs journées de la même façon. Une première consultation peut nécessiter davantage de temps qu’un rendez-vous de suivi. Certains actes doivent être regroupés, tandis que d’autres nécessitent un matériel, une salle ou une plage horaire spécifique. Avant le début de l’accompagnement, nous définissons ensemble les règles qui structurent votre agenda :
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les jours et horaires de consultation ;
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les motifs de rendez-vous proposés ;
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la durée associée à chaque motif ;
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les créneaux réservés à certaines consultations ;
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les informations à demander au patient ;
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les nouveaux patients que vous acceptez ou non ;
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les délais à respecter entre deux rendez-vous ;
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les demandes devant vous être transmises ;
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les situations considérées comme prioritaires ;
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les périodes d’absence ou de fermeture du cabinet.
Ces consignes me permettent d’organiser vos rendez-vous avec cohérence, sans déstabiliser votre rythme de travail.
Ce que comprend la gestion de votre agenda médical
La prise de rendez-vous
Lorsqu’un patient contacte le cabinet, j’identifie le motif de sa demande et lui propose un créneau adapté parmi les disponibilités autorisées.
Le rendez-vous est ensuite enregistré dans l’agenda utilisé par votre cabinet avec les informations nécessaires à son suivi, dans le respect du cadre convenu ensemble.
La modification des rendez-vous
Si un patient souhaite modifier son rendez-vous, je recherche une nouvelle disponibilité correspondant au motif et à la durée prévus.
Le planning est mis à jour afin que vous disposiez d’une vision claire de votre journée et que les anciennes réservations ne restent pas bloquées inutilement.
La gestion des annulations
Lorsqu’un rendez-vous est annulé, le créneau est immédiatement libéré dans l’agenda. Selon vos consignes, il peut ensuite être proposé à un patient en attente ou remis à disposition pour une nouvelle prise de rendez-vous.
Cette gestion attentive aide à limiter les espaces inutilisés dans votre planning.
L’avancement des rendez-vous
Lorsqu’un créneau se libère, je peux contacter un patient dont le rendez-vous est prévu ultérieurement afin de lui proposer une date plus proche.
Cette possibilité dépend de l’organisation définie avec votre cabinet et des informations disponibles dans l’agenda.
La transmission des demandes particulières
Certaines demandes ne peuvent pas être traitées comme une prise de rendez-vous ordinaire. Elles sont alors consignées et transmises au praticien selon le canal et le niveau de priorité convenus.
Je ne prends aucune décision médicale et ne donne aucun conseil relatif à l’état de santé du patient. Mon rôle consiste à appliquer vos consignes et à vous transmettre les éléments utiles.
La mise à jour de vos disponibilités
Congés, formation, absence exceptionnelle, changement d’horaires ou ouverture ponctuelle de nouveaux créneaux : votre agenda est ajusté en fonction des informations que vous me communiquez.
Vos patients disposent ainsi de disponibilités cohérentes avec votre présence réelle au cabinet.
« Ici, chaque patient est écouté, entendu et reconnu. »
Votre agenda reste le vôtre
Externaliser la gestion de votre agenda médical ne signifie pas perdre la maîtrise de votre planning.
Vous définissez les règles. Je les applique.
Vous conservez à tout moment la possibilité de consulter votre agenda, d’ajouter un rendez-vous, de bloquer un créneau ou de modifier vos disponibilités. Mon intervention vient soutenir votre organisation sans vous imposer un fonctionnement standardisé.
Lorsque vos besoins évoluent, nous faisons également évoluer les consignes : arrivée d’un collaborateur, nouveaux actes proposés, modification des horaires, congés ou changement temporaire du rythme de consultation.
Une organisation plus fluide pour le cabinet et les patients
Une gestion d’agenda efficace ne consiste pas uniquement à remplir des cases. Elle doit trouver un équilibre entre les besoins des patients et les contraintes du professionnel. Un planning organisé selon des règles claires vous permet de mieux anticiper vos journées, de réduire les interruptions pendant les consultations et d’éviter certaines erreurs de durée ou de motif.
Pour les patients, le parcours devient également plus simple. Ils trouvent une interlocutrice capable d’écouter leur demande, de vérifier les possibilités et de leur proposer une réponse conforme à l’organisation du cabinet.
Derrière chaque rendez-vous, il y a une personne, une demande et un cabinet à organiser.
Une gestion adaptée à votre spécialité
Les besoins d’un chirurgien-dentiste ne sont pas identiques à ceux d’un médecin généraliste, d’un psychologue ou d’un professionnel paramédical.
La gestion de l’agenda peut être adaptée aux contraintes de nombreux professionnels :
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médecins généralistes ;
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médecins spécialistes ;
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chirurgiens-dentistes ;
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sages-femmes ;
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kinésithérapeutes ;
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ostéopathes ;
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psychologues ;
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podologues ;
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professionnels paramédicaux ;
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cabinets individuels ou cabinets de groupe.
Lors de notre premier échange, vous m’expliquez votre manière de travailler. Nous construisons ensuite une organisation correspondant réellement à votre cabinet.
Comment se met en place la gestion de votre agenda ?
01
Vous me présentez votre organisation
Nous échangeons sur votre spécialité, vos horaires, les différents motifs de consultation, la durée des rendez-vous et les difficultés que vous rencontrez actuellement.
02
Nous formalisons vos règles de planification
Nous définissons les créneaux pouvant être proposés, les informations à recueillir et les demandes nécessitant votre validation.
03
Vous autorisez l’accès à votre agenda
Vous me transmettez les accès nécessaires selon les modalités prévues par l’outil utilisé. Seules les fonctionnalités utiles à la prestation doivent être accessibles.
04
Je prends en charge les demandes de rendez-vous
Je peux alors enregistrer, déplacer ou annuler les rendez-vous conformément aux règles établies.
05
Nous ajustons le fonctionnement si nécessaire
Après le démarrage, certaines consignes peuvent être précisées ou modifiées en fonction de la réalité des demandes reçues et de l’évolution de votre activité.
Gestion d’agenda médical à distance partout en France
Sereña est basée à 31250 Revel, en Haute-Garonne.
La prestation étant entièrement réalisée à distance, je peux gérer l’agenda de professionnels de santé installés à Toulouse, en Haute-Garonne, dans le Tarn et partout ailleurs en France.
Le service est assuré du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 18 h, selon les modalités définies ensemble.
Vous bénéficiez ainsi d’une secrétaire médicale indépendante située en France, capable de connaître personnellement votre organisation et de suivre vos consignes au quotidien.
FAQ sur la gestion d’agenda médical et la prise de rendez-vous
Que comprend un service de gestion d’agenda médical ?
Pouvez-vous prendre les rendez-vous directement sur Doctolib ?
Travaillez-vous avec d’autres agendas que Doctolib ?
Puis-je conserver l’accès à mon agenda ?
Comment savez-vous quel rendez-vous proposer ?
Pouvez-vous gérer plusieurs types de consultations ?
Que se passe-t-il lorsqu’un patient annule ?
Pouvez-vous rappeler un patient pour avancer son rendez-vous ?
Assurez-vous également la confirmation des rendez-vous ?
Comment sont traitées les demandes urgentes ?
Pouvez-vous refuser certains motifs ou nouveaux patients ?
Est-il possible de bloquer des créneaux personnels ou administratifs ?
Pouvez-vous gérer l’agenda de plusieurs praticiens ?
Le service est-il disponible seulement autour de Toulouse ?
Quels sont les horaires de prise en charge ?
Comment débuter la collaboration ?
Que se passe-t-il lorsque Christelle est absente ?
Besoin de déléguer la gestion de votre agenda médical ?
Présentez-moi votre cabinet, votre fonctionnement actuel et les rendez-vous que vous souhaitez me confier. Nous définirons ensemble une organisation fidèle à votre rythme de travail et plus simple pour vos patients.