CONFIRMATION ET RAPPEL RENDEZ-VOUS PATIENTS • PARTOUT EN FRANCE
Un appel attentionné pour un agenda plus serein
Un oubli, un empêchement ou un rendez-vous noté trop rapidement peut laisser un créneau vacant dans une journée pourtant bien remplie.
Sereña contacte vos patients en amont de leur rendez-vous afin de confirmer leur présence, d’identifier les éventuelles annulations et de vous permettre de réorganiser plus facilement les disponibilités de votre cabinet.
Les appels sont réalisés par Christelle, au nom de votre cabinet et selon les consignes définies ensemble.
✦ gestion d’agenda à distance ✦ Prise de rendez-vous médicaux ✦ Partout en France ✦ secrétaire médicale prise de rendez-vous ✦ gestion planning cabinet médical
Pourquoi rappeler les patients avant leur rendez-vous ?
Le rappel téléphonique permet de vérifier qu’un rendez-vous est toujours maintenu tout en offrant au patient une occasion simple de signaler un empêchement.
Lorsqu’une annulation est identifiée suffisamment tôt, le créneau peut être libéré, proposé à une autre personne ou utilisé différemment par le praticien.
Cette démarche contribue à rendre l’agenda plus lisible et plus réactif, sans automatiser entièrement la relation avec vos patients.
Un rappel humain, au nom de votre cabinet
Tous les patients ne sont pas aussi à l’aise avec les outils numériques, les applications ou les confirmations automatisées.
Un appel permet d’établir un contact direct et de s’assurer que l’information a bien été comprise. Le patient peut confirmer sa présence, demander le déplacement du rendez-vous ou signaler une difficulté.
Je me présente au nom de votre cabinet et j’applique le message convenu avec vous. L’objectif n’est pas de remplacer votre relation avec vos patients, mais de la prolonger avec attention et professionnalisme.
Vos patients ne reçoivent pas seulement une notification. Ils échangent avec une véritable personne.
Points clés
Basée à Revel
Service à distance partout en France
Disponible
Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 18 h.
Une interlocutrice dédiée
Vos patients retrouvent la même voix et un accueil qui connaît vos habitudes.
Selon vos consignes
Chaque appel, message et rendez-vous est traité dans le respect de votre organisation.
Transparence
À partir de 30 € par mois, puis facturation à l’appel
Ce que comprend le service de confirmation des rendez-vous
Les appels de rappel
Je contacte les patients figurant sur la liste ou dans l’agenda mis à ma disposition afin de leur rappeler la date et l’heure de leur rendez-vous.
Le délai du rappel est déterminé avec vous en fonction de votre organisation.
La confirmation de présence
La réponse du patient est enregistrée ou signalée selon le fonctionnement défini avec votre cabinet. Vous pouvez ainsi identifier plus facilement les rendez-vous confirmés et ceux nécessitant une modification.
Le traitement des annulations
Lorsqu’un patient indique qu’il ne pourra pas être présent, le rendez-vous peut être annulé dans l’agenda, si vous m’avez autorisée à effectuer cette action.
Le créneau est alors libéré sans attendre le début de la consultation.
La proposition d’un nouveau rendez-vous
Selon vos consignes, je peux proposer au patient une autre disponibilité correspondant au motif et à la durée de sa consultation.
L’optimisation des créneaux libérés
Un rendez-vous annulé peut être proposé à un patient en attente ou à une personne dont le rendez-vous est prévu plus tard.
Cette organisation permet de réagir rapidement aux changements et de conserver un planning aussi cohérent que possible.
Une organisation adaptée à votre façon de travailler
Avant le démarrage du service, nous déterminons ensemble :
-
les rendez-vous qui doivent faire l’objet d’un rappel ;
-
le délai prévu avant chaque appel ;
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le message à communiquer au patient ;
-
la manière d’enregistrer les confirmations ;
-
la procédure à suivre en cas d’annulation ;
-
les conditions permettant de proposer un autre créneau ;
-
les situations qui doivent vous être transmises.
Je respecte votre fonctionnement, vos disponibilités et les limites que vous avez établies.
« Ici, chaque patient est écouté, entendu et reconnu. »
Confirmation des rendez-vous et gestion de l’agenda médical
Le service de rappel peut être associé à la gestion de votre agenda médical. Lorsqu’un patient annule ou souhaite déplacer son rendez-vous, je peux mettre directement le planning à jour et rechercher une nouvelle disponibilité, conformément à vos consignes.
Cette continuité évite les doubles transmissions et simplifie le suivi des changements.
Découvrir la gestion de l’agenda médical→
Un service réalisé à distance partout en France
Sereña est basée à Revel, près de Toulouse, en Haute-Garonne. Les appels étant réalisés à distance, je peux accompagner les professionnels de santé partout en France.
Le service est assuré du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 18 h, selon les modalités définies ensemble.
Les appels sortants sont facturés 1 € par appel effectué, en complément de l’abonnement mensuel et selon les conditions précisées dans votre devis.
Questions fréquentes sur le rappel des rendez-vous
Quand les patients sont-ils contactés ?
Le patient sait-il qui l’appelle ?
Que se passe-t-il si le patient ne répond pas ?
Pouvez-vous déplacer directement un rendez-vous ?
Pouvez-vous contacter un patient en attente lorsqu’un créneau se libère ?
Les rappels sont-ils envoyés par SMS ?
Le service peut-il être utilisé ponctuellement ?
Que se passe-t-il lorsque Christelle est absente ?
Besoin de confirmer les prochains rendez-vous de vos patients ?
Présentez-moi votre cabinet, votre organisation et les rendez-vous pour lesquels vous souhaitez mettre en place un rappel. Nous définirons ensemble un fonctionnement simple et adapté à votre agenda.