TÉLÉSECRÉTARIAT MÉDICAL À DISTANCE • PARTOUT EN FRANCE
Confiez votre secrétariat médical à une personne qui connaît votre cabinet.
Un télésecrétariat médical permet à un professionnel de santé de confier à distance tout ou partie de son accueil téléphonique et de son organisation administrative.
Avec Sereña, vos patients ne contactent pas une plateforme anonyme. Ils parlent à Christelle, une secrétaire médicale indépendante qui apprend à connaître votre cabinet, respecte vos consignes et répond en votre nom avec attention.
Depuis Revel, en Haute-Garonne, j’accompagne à distance les professionnels de santé partout en France, du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 18 h.
✦ Gestion d’agenda ✦ Une interlocutrice dédiée ✦ Partout en France ✦ Permanence téléphonique
TÉLÉSECRÉTARIAT MÉDICAL INDÉPENDANT À DISTANCE EN FRANCE
Que pouvez-vous confier à Sereña ?
Un télésecrétariat médical indépendant et entièrement à distance, qui s’adapte aux consignes et au rythme de votre cabinet. Christelle accueille vos patients, organise vos rendez-vous et assure le suivi de leurs demandes avec écoute et professionnalisme.
Points clés
Basée à Revel
Service à distance partout en France
Disponible
Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 18 h.
Une interlocutrice dédiée
Vos patients retrouvent la même voix et un accueil qui connaît vos habitudes.
Selon vos consignes
Chaque appel, message et rendez-vous est traité dans le respect de votre organisation.
Transparence
À partir de 30 € par mois, puis facturation à l’appel
« Ils n’appellent pas un standard. Ils parlent à Christelle. »
À distance, tout près de vos patients
Un appel médical n’est jamais tout à fait un appel ordinaire. Derrière une demande de rendez-vous, une annulation ou un document égaré, il peut y avoir une personne inquiète, pressée ou simplement désorientée.
Mon rôle ne consiste donc pas uniquement à décrocher le téléphone ou à remplir un agenda. J’écoute la demande, je reformule lorsque cela est nécessaire, je rassure le patient et je lui apporte une réponse conforme aux consignes du cabinet.
Vous restez maître de votre organisation. Je prends le relais sur les tâches que vous souhaitez déléguer, tout en préservant la qualité d’accueil que vous voulez offrir.
Qu’est-ce que le télésecrétariat médical ?
Le télésecrétariat médical est un service de secrétariat réalisé à distance pour le compte d’un médecin, d’un chirurgien-dentiste ou d’un autre professionnel de santé. Selon les besoins du cabinet, une télésecrétaire médicale peut notamment assurer :
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l’accueil des appels entrants ;
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l’identification et la compréhension de la demande ;
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la prise, le déplacement ou l’annulation des rendez-vous ;
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la mise à jour de l’agenda du praticien ;
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la confirmation et le rappel des rendez-vous ;
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la prise et la transmission des messages ;
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le tri des demandes selon les instructions communiquées ;
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le renvoi de documents déjà présents dans le dossier lorsque l’accès le permet ;
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l’information des patients concernant les horaires et le fonctionnement du cabinet.
Le professionnel de santé définit précisément les missions confiées, les informations pouvant être communiquées et la conduite à tenir dans chaque situation. La télésecrétaire ne pose aucun diagnostic et ne prend aucune décision médicale. Les demandes urgentes ou particulières sont traitées conformément aux procédures établies par le praticien.
Un accompagnement adapté à votre cabinet
Permanence et standard téléphonique médical
Je réponds au nom de votre cabinet avec un accueil personnalisé. Un message de prédécroché peut informer le patient qu’il a bien contacté votre structure, lui rappeler les horaires du secrétariat et lui transmettre les informations nécessaires avant la prise d’appel.
Pendant l’échange, j’écoute sa demande, consulte les éléments auxquels vous m’avez autorisée à accéder et applique les consignes définies ensemble.
En dehors des horaires du secrétariat, un message personnalisé peut également informer les patients ou leur permettre de laisser un message.
Gestion des agendas et prise de rendez-vous
Je prends, déplace et annule les rendez-vous en fonction de vos disponibilités et de vos règles d’organisation.
Durée des consultations, motifs acceptés, nouveaux patients, créneaux réservés, délais particuliers : vos consignes sont intégrées dès la mise en place de la prestation.
Lorsqu’un rendez-vous est annulé, je peux également proposer le créneau libéré à un autre patient, selon les modalités convenues avec vous.
Confirmation et rappel des rendez-vous
Les rappels permettent de vérifier qu’un patient sera bien présent et d’identifier plus tôt les créneaux susceptibles de se libérer.
Je peux contacter les patients avant leur rendez-vous, recueillir leur confirmation et mettre à jour l’agenda en cas d’annulation ou de report.
Cette intervention humaine permet également au patient de poser une question pratique ou de signaler un empêchement directement, sans avoir à rappeler plusieurs fois le cabinet.
Suivi des demandes patients
Une ordonnance ou une facture égarée, un message à transmettre au praticien, une demande de rappel ou une question concernant l’organisation du cabinet : je recueille les informations utiles et assure leur suivi dans les limites définies ensemble.
Lorsque le logiciel du cabinet et les autorisations accordées le permettent, je peux renvoyer par e-mail un document déjà existant. Si l’accès au dossier du patient n’est pas possible, notamment sur certaines plateformes, je transmets la demande au professionnel concerné.
Un service pensé pour rester disponible
Pour assurer la continuité du télésecrétariat pendant mes absences, je travaille avec Margot, secrétaire indépendante et fondatrice de MAEDYS.
Lorsque cela est nécessaire, elle prend le relais dans le respect des consignes définies avec votre cabinet, de votre organisation et de la confidentialité des informations traitées. Cette collaboration est prévue en toute transparence dans votre contrat.
Pourquoi externaliser son secrétariat médical ?
01
Retrouver du temps pour les consultations
Les appels interrompent fréquemment une consultation, une tâche administrative ou un temps de repos pourtant nécessaire. En confiant leur gestion à une secrétaire médicale à distance, vous restez disponible pour vos patients présents au cabinet sans laisser les autres appels sans réponse.
02
Offrir un accueil plus attentif
Une personne qui appelle un cabinet médical a besoin de comprendre qu’elle s’adresse au bon interlocuteur et que sa demande a été entendue. Un accueil calme, clair et respectueux participe directement à la qualité de la relation avec le cabinet.
03
Assurer une meilleure continuité téléphonique
Le télésecrétariat médical peut répondre à un besoin permanent, mais également accompagner une période plus chargée, une modification d’organisation ou l’absence d’une secrétaire sur place.
04
Conserver une organisation souple
Vous définissez les tâches que vous souhaitez déléguer. La prestation peut évoluer lorsque les besoins, les horaires ou le fonctionnement du cabinet changent.
05
Maîtriser le coût de votre secrétariat
Avec une tarification associant un abonnement mensuel et une facturation selon les appels traités, le coût du service suit davantage l’activité réelle du cabinet.
Une interlocutrice, pas une plateforme anonyme
Je suis Christelle, fondatrice de Sereña.
Avant de créer mon activité de secrétaire médicale indépendante, j’ai travaillé pendant deux années à l’hôpital de Revel. J’y ai notamment assuré les entrées et sorties des patients, le suivi des prises en charge avec la CPAM et les mutuelles ainsi que différentes missions administratives liées à l’hôpital et à son EHPAD.
J’ai également participé au début de la mise en place de consultations avancées permettant à plusieurs spécialistes de venir consulter à Revel.
J’ai ensuite exercé pendant quatre années comme secrétaire médicale salariée auprès de chirurgiens-dentistes. Cette expérience m’a permis de connaître très concrètement le quotidien d’un cabinet : les appels qui s’enchaînent, les urgences à identifier selon les consignes du praticien, les rendez-vous à déplacer et les patients qui ont parfois surtout besoin d’être écoutés et rassurés.
J’ai créé Sereña en avril 2026 pour proposer cette même qualité de relation à distance.
Comment mettre en place le télésecrétariat médical ?
1. Nous échangeons sur votre organisation
Vous me présentez votre activité, vos horaires, les principaux motifs d’appel, les outils utilisés et les difficultés que vous rencontrez actuellement.
2. Nous définissons vos consignes
Nous déterminons ensemble les appels que je dois traiter, les informations pouvant être communiquées, les règles de prise de rendez-vous et la procédure à suivre pour les demandes particulières.
3. Votre ligne est configurée
Le logiciel Teambox permet notamment de personnaliser le message de prédécroché, d’annoncer le nom et les horaires du cabinet et de prévoir un message en dehors des heures d’ouverture.
4. Je prends le relais
Je réponds à vos patients au nom du cabinet et applique les consignes convenues. Votre organisation peut ensuite être ajustée en fonction des situations rencontrées et de l’évolution de vos besoins.