PERMANENCE TÉLÉPHONIQUE MÉDICALE • PARTOUT EN FRANCE
Une permanence téléphonique médicale humaine et personnalisée
Ils n’appellent pas un standard. Ils parlent à Christelle.
Lorsque vous êtes en consultation, chaque appel peut interrompre votre échange avec un patient. Pourtant, derrière le téléphone se trouve souvent une personne qui a besoin d’un rendez-vous, d’une information ou simplement d’être rassurée.
Avec Sereña, vous confiez votre permanence téléphonique médicale à une secrétaire médicale indépendante qui répond au nom de votre cabinet, selon vos consignes et avec la qualité d’écoute que vous souhaitez offrir à vos patients.
En tant que secrétaire médicale indépendante, j'assure votre permanence téléphonique à distance, partout en France, avec un accueil personnalisé et une gestion des appels adaptée à votre cabinet.
Basée à Revel, en Haute-Garonne, je prends en charge les appels des cabinets et professionnels de santé partout en France, du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 18 h.
✦ Gestion d’agenda ✦ Une interlocutrice dédiée ✦ Partout en France ✦ Permanence téléphonique
PERMANENCE TÉLÉPHONIQUE MÉDICALE INDÉPENDANTE
Un standard téléphonique médical adapté à votre cabinet
Chaque cabinet possède sa propre organisation, ses habitudes et ses priorités. Avant la mise en place du service, nous définissons ensemble la manière dont vos appels doivent être traités.
Je prends connaissance de vos horaires, de vos consignes, des motifs de rendez-vous acceptés, des situations à signaler et des informations pouvant être communiquées aux patients.
Votre permanence téléphonique ne fonctionne donc pas comme une plateforme impersonnelle. Elle s’intègre à la réalité de votre cabinet et évolue avec votre organisation.
Lorsqu’un patient appelle, un message personnalisé lui indique le nom de votre cabinet. L’appel est ensuite traité avec attention, dans le respect des consignes convenues ensemble.
Points clés
Basée à Revel
Service à distance partout en France
Disponible
Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 18 h.
Une interlocutrice dédiée
Vos patients retrouvent la même voix et un accueil qui connaît vos habitudes.
Selon vos consignes
Chaque appel, message et rendez-vous est traité dans le respect de votre organisation.
Transparence
Ce que comprend votre permanence téléphonique médicale
Accueil personnalisé au nom de votre cabinet
Vos patients sont accueillis avec une présentation adaptée à votre activité. Ils savent immédiatement qu’ils ont contacté le bon cabinet et peuvent expliquer leur demande à une interlocutrice disponible et attentive.
Le ton employé, les informations communiquées et le traitement de chaque demande sont définis avec vous.
Prise et transmission des messages
Lorsqu’une demande nécessite votre intervention, je recueille les éléments utiles et vous transmets un message clair, afin que vous puissiez comprendre rapidement la situation et décider de la suite à donner.
Selon votre organisation, les messages peuvent être classés en fonction de leur nature ou de leur niveau de priorité.
Tri des appels selon vos consignes
Les demandes sont identifiées et orientées en suivant les règles établies avec votre cabinet : prise de rendez-vous, question administrative, document à renvoyer, message destiné au praticien ou situation nécessitant une attention particulière.
Ce tri permet de limiter les interruptions pendant vos consultations, tout en maintenant un accueil disponible pour vos patients.
Je n’établis aucun diagnostic et ne délivre aucun conseil médical. Les situations urgentes sont traitées exclusivement selon les procédures et consignes que vous avez définies.
Gestion des appels en dehors des horaires
Lorsque le secrétariat est fermé, un message informe les patients des horaires de disponibilité. Il est également possible de prévoir un répondeur avec prise de message, selon le fonctionnement choisi pour votre cabinet.
Appels sortants
La permanence téléphonique peut également comprendre des appels sortants : rappel d’un patient, transmission d’une information communiquée par le cabinet, confirmation d’un rendez-vous ou proposition d’un nouveau créneau.
Découvrir le service de confirmation et rappel des rendez-vous→
« Ici, chaque patient est écouté, entendu et reconnu. »
Un accueil qui préserve la relation avec vos patients
Un appel médical n’est pas toujours une simple demande de rendez-vous. Certains patients sont inquiets, hésitent à expliquer leur situation ou ont besoin de davantage de temps pour formuler leur demande.
Je veille à ce que chacun se sente écouté, entendu et considéré, même lorsque la réponse ne peut pas être immédiate.
Cette présence humaine permet de préserver la qualité de la relation avec votre patientèle sans vous obliger à interrompre vos consultations pour répondre au téléphone.
Moins d’interruptions, sans perdre le lien avec votre patientèle
Confier votre standard téléphonique médical à Sereña vous permet de rester pleinement disponible pendant vos consultations, tout en assurant la continuité de l’accueil de votre cabinet. Vous pouvez ainsi :
✓ limiter les interruptions liées aux appels entrants ;
✓ centraliser les demandes et les messages ;
✓ identifier plus facilement les demandes prioritaires ;
✓ proposer un interlocuteur humain à vos patients ;
✓ conserver une organisation adaptée à votre façon de travailler ;
✓ déléguer votre accueil téléphonique sans recruter sur place.
Vous restez décisionnaire. Je travaille à distance en suivant les consignes que nous avons définies ensemble.
Vous souhaitez également déléguer la gestion de vos rendez-vous ? Découvrez mon service de gestion d'agenda médical à distance.
Une permanence téléphonique pensée pour les professionnels de santé
Le service s’adresse aux professionnels qui souhaitent déléguer tout ou partie de leur accueil téléphonique :
-
cabinets médicaux ;
-
chirurgiens-dentistes ;
-
médecins généralistes et spécialistes ;
-
sages-femmes ;
-
kinésithérapeutes ;
-
ostéopathes ;
-
psychologues ;
-
podologues ;
-
professionnels paramédicaux ;
-
cabinets individuels, cabinets de groupe et structures de santé.
L’accompagnement peut être organisé en fonction de vos besoins réels, de vos horaires et de votre volume d’appels.
Une expérience concrète du secrétariat médical
Avant de créer Sereña, j’ai travaillé pendant deux ans à l’hôpital de Revel, où je gérais notamment les entrées et sorties des patients, les prises en charge avec la CPAM et les mutuelles ainsi que différentes tâches administratives liées à l’hospitalisation et à l’EHPAD.
J’ai ensuite exercé pendant quatre ans comme secrétaire médicale salariée auprès de chirurgiens-dentistes.
Cette expérience me permet de comprendre les contraintes d’un cabinet, l’importance de consignes précises et la nécessité d’accueillir chaque patient avec calme, discrétion et professionnalisme.
Comment se met en place le standard téléphonique médical ?
01
Nous échangeons sur votre cabinet
Vous me présentez votre spécialité, votre organisation, vos horaires, votre patientèle et les difficultés que vous rencontrez actuellement dans la gestion des appels.
02
Nous définissons vos consignes
Nous déterminons les informations à communiquer, les demandes que je peux traiter directement, les situations qui doivent vous être transmises et les procédures à suivre en cas de demande urgente.
03
Votre ligne est configurée
Grâce à la solution téléphonique utilisée par Sereña, un message personnalisé peut annoncer le nom de votre cabinet, les horaires du secrétariat et, lorsque cela s’applique, l’enregistrement de la conversation.
Un message spécifique peut également être diffusé en dehors des horaires d’ouverture.
04
La permanence commence
Je prends en charge les appels selon le cadre convenu. Si vos horaires, vos disponibilités ou vos consignes évoluent, nous adaptons ensemble le fonctionnement du service.
Permanence téléphonique et gestion de l’agenda
La prise en charge des appels peut être associée à la gestion de votre agenda. Lorsqu’un patient souhaite prendre, déplacer ou annuler un rendez-vous, je consulte les disponibilités prévues et applique vos règles de planification.
En cas d’annulation, un créneau libéré peut être proposé à un autre patient, selon vos consignes. Vous conservez ainsi un agenda plus fluide et une meilleure visibilité sur votre journée.
J’utilise les outils autorisés par votre cabinet et m’adapte, lorsque cela est possible, à votre environnement de travail, notamment Doctolib ainsi qu’aux logiciels Julie et Logos.
Une permanence téléphonique médicale partout en France
Sereña est installée à Revel, près de Toulouse, en Haute-Garonne. Le service étant entièrement assuré à distance, je peux accompagner les professionnels de santé partout en France.
Les appels sont pris en charge du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 18 h, selon les modalités définies lors de notre premier échange.
Où que soit situé votre cabinet, vos patients bénéficient d’un accueil téléphonique assuré depuis la France par une interlocutrice expérimentée.
Questions fréquentes sur la permanence téléphonique médicale
Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique médicale ?
Quelle différence entre une permanence téléphonique et un simple standard ?
Les patients savent-ils que le secrétariat travaille à distance ?
Pouvez-vous répondre avec le nom de mon cabinet ?
Pouvez-vous gérer les demandes urgentes ?
Pouvez-vous prendre des rendez-vous pendant l’appel ?
Travaillez-vous avec Doctolib ?
Que se passe-t-il lorsque le secrétariat est fermé ?
Quels sont les horaires de la permanence téléphonique médicale ?
Le service est-il disponible partout en France ?
Est-il possible de vous confier seulement certains appels ?
Comment les appels sont-ils facturés ?
Y a-t-il un engagement ?
Que se passe-t-il lorsque Christelle est absente ?
Besoin d’une permanence téléphonique médicale à distance ?
Présentez-moi votre cabinet, votre organisation actuelle et les appels que vous souhaitez déléguer. Nous définirons ensemble un accueil téléphonique fidèle à votre façon de travailler et attentif aux besoins de vos patients.