Secrétaire médicale à distance pour ostéopathes .
Confiez la gestion des appels et des consultations de votre cabinet d'ostéopathie à Christelle, secrétaire médicale à distance pour ostéopathes. Découvrez les tarifs et le fonctionnement Sereña.
Secrétaire médicale à distance pour ostéopathes : appels et rendez-vous.
Pendant vos manipulations, restez pleinement connecté avec votre patient. Lorsque vous réalisez une anamnèse précise, des tests de mobilité ou des techniques de relâchement tissulaire, répondre au téléphone brise le fil de votre consultation et votre concentration. À l'inverse, laisser sonner dans le vide peut encombrer votre messagerie ou inciter un patient souffrant d'un blocage aigu à appeler un autre cabinet.
Chaque coup de téléphone qui retentit rompt votre rythme et votre vigilance clinique. Je suis Christelle, fondatrice de Sereña. Forte de mon parcours de deux années à l'hôpital de Revel et de quatre années comme secrétaire médicale à distance, je mets mon expertise au service de votre sérénité. En prenant le relais de votre standard, je crée pour vous une véritable bulle de concentration au cabinet.
Quelles missions déléguer pour votre cabinet d'ostéopathie ?
Mon accompagnement s'adapte précisément à la réalité et aux flux de votre structure de soins.
Je filtre et gère vos appels entrants avec la bienveillance et la rigueur indispensables :
Information et orientation : Je réponds aux questions récurrentes de vos patients (horaires d'ouverture, accès, tarifs, délivrance de factures pour les mutuelles).
Traitement des demandes urgentes : Je recueille les demandes des patients et applique les consignes de votre cabinet pour vous transmettre les blocages aigus (comme un lumbago ou une cervicalgie aiguë), sans jamais poser de diagnostic ni prendre de décision médicale.
L'agenda en ostéopathie demande une gestion fine pour optimiser vos créneaux et votre
temps de travail :
Planification des consultations : J'organise les rendez-vous selon vos consignes
strictes (temps de consultation, temps de désinfection de la table, gestion des nourrissons ou des sportifs).
Optimisation du temps facturable : Dès qu'une annulation de dernière minute survient, je recontacte immédiatement les personnes sur votre liste d'attente pour compléter vos créneaux vides et éviter les pertes de revenus.
Comment se met en place le télésecrétariat ?
L'externalisation de votre accueil téléphonique est simple et n'interfère pas avec vos habitudes de travail :
Le transfert d'appel : Vous conservez votre numéro de cabinet habituel. Vous activez le transfert de ligne vers un numéro SDA fourni par mon logiciel de phoning TEAMBOX uniquement quand vous le souhaitez (toute la journée, pendant vos heures de soins ou lors de vos déplacements).
Le partage d'agenda : Nous travaillons sur votre logiciel de gestion habituel (Doctolib, Maiia, ou autre outil de gestion). Il me suffit d'un accès sécurisé pour planifier vos rendez-vous en temps réel. J'utilise également AnyDesk ; il vous suffit de télécharger la version gratuite pour me donner un accès à votre poste.
L'application de vos consignes : Avant de démarrer, nous définissons ensemble vos règles : temps de pause, durée des séances selon les profils et spécificités de votre exercice.
Quel budget prévoir pour votre cabinet ?
La transparence est essentielle pour piloter sereinement la gestion de votre cabinet. Sereña propose une tarification claire et flexible, indexée sur votre volume d'activité réel, disponible du lundi au vendredi de 8 h 30 à 18 h :
Prestation | Tarif |
PrestationTarifAbonnement mensuel (Mise en place et accès au service) | 30 € / mois |
Appel entrant (Accueil personnalisé et traitement des demandes) | 1,40 € |
Appel sortant (Rappels, suivi de liste d'attente et confirmations) | 1 € |
Une interlocutrice dédiée et des consignes respectées
En choisissant Sereña, vous n'envoyez pas vos patients vers un centre d'appels anonyme. Je suis votre unique interlocutrice. Vos patients entendent toujours la même voix, ce qui crée un lien de confiance, de reconnaissance et de fidélité au fil des semaines.
Qu'il s'agisse d'un patient venant pour un suivi préventif ou d'une personne en crise aiguë, chaque profil trouve une écoute douce, professionnelle et parfaitement alignée sur votre déontologie. Vos données et vos plannings sont traités dans le respect strict de la confidentialité. En cas de congés ou d'absence de ma part, nous planifions ensemble les modalités de relais pour que votre cabinet ne reste jamais sans réponse.
Questions fréquentes des ostéopathes
Pouvez-vous envoyer des notes ou des messages spécifiques pendant que je suis en séance ?
Oui. Toute demande spécifique d'un patient (demande de duplicata de facture mutuelle, message urgent) vous est transmise instantanément sur votre logiciel ou par le biais du canal de communication que nous aurons validé ensemble.
Comment gérez-vous la prise de rendez-vous pour les nouveaux patients ?
Je recueille l'ensemble de leurs coordonnées et leur rappelle vos modalités pratiques (tarifs, moyens de paiement acceptés, justificatif pour la mutuelle) afin qu'ils arrivent parfaitement informés à votre cabinet.
Redevenez ostéopathe à 100 %.
En me confiant votre secrétariat médical à distance, vous
valorisez l'image de votre cabinet et vous offrez une expérience fluide et rassurante à vos patients, du tout premier coup de fil jusqu'à leur arrivée sur votre table de pratique.
