Secrétaire médicale à distance pour les Kinésithérapeutes : appels et rendez-vous
Pendant vos soins, restez pleinement connecté avec votre patient. Lorsque vous réalisez une mobilisation, un bilan initial ou une séance de rééducation, répondre au téléphone vous oblige à interrompre un moment précieux dédié à votre prise en charge. À l'inverse, laisser sonner dans le vide peut encombrer votre messagerie ou retarder une prise de rendez-vous importante. C’est pourquoi faire appel à une secrétaire médicale à distance pour les kinésithérapeutes est la solution idéale pour votre cabinet.
Chaque coup de téléphone qui retentit rompt votre rythme, votre écoute et votre vigilance clinique. Je suis Christelle, fondatrice de Sereña. Forte de mon parcours de deux années à l'hôpital de Revel et de quatre années comme secrétaire médicale en cabinet dentaire, je mets mon expérience au service de votre sérénité. Je crée pour vous une véritable bulle de concentration au cabinet en prenant le relais de votre standard.
Les missions de secrétaire médicale à distance pour les kinésithérapeutes au cabinet.
Mon accompagnement s'adapte précisément à la réalité et aux flux de votre structure de soins.
Accueil téléphonique et transmission des messages
Je filtre et gère vos appels entrants avec la bienveillance et la rigueur indispensables au secteur de la santé :
Information et orientation : Je réponds aux questions récurrentes de vos patients (horaires d'ouverture, accès, modalités de conventionnement et tarifs).
Traitement des demandes prioritaires : Je recueille les demandes des patients et applique les consignes de votre cabinet pour vous transmettre les situations urgentes (comme un lumbago aigu), sans jamais poser de diagnostic ni prendre de décision médicale.
Organisation des séances et gestion des annulations
La planification en kinésithérapie obéit à une logique de récurrence qu'un secrétariat classique maîtrise rarement.
Planification des séries : J'organise les séries de séances régulières selon vos consignes strictes et votre rythme de travail.
Optimisation du temps facturable : Dès qu'une annulation de dernière minute survient, je recontacte immédiatement les personnes sur votre liste d'attente pour compléter vos créneaux vides.
Un télésecrétariat médical adapté à toutes les pathologies de votre cabinet de kiné
De la traumatologie à la rhumatologie, je maîtrise les spécificités de votre parcours de soins. Je sais qu'un patient qui appelle pour une rééducation post-opératoire (prothèse de hanche, rupture des ligaments croisés) n'a pas les mêmes besoins de planification qu'un patient souffrant de troubles vestibulaires ou de pathologies chroniques comme la sclérose en plaques.
En activant mon service de secrétariat médical à distance pour kinésithérapeute, vous vous assurez que chaque profil — du sportif de haut niveau blessé au senior en perte d'autonomie — trouve une oreille attentive, douce et parfaitement briefée sur le fonctionnement exact de votre cabinet.
Comment se met en place le télésecrétariat ?
L'externalisation de votre accueil téléphonique est simple et n'interfère pas avec vos habitudes de travail.
Le transfert d'appel : Vous conservez votre numéro de cabinet habituel. Vous activez le transfert de ligne vers un numéro SDA fournis par mon logiciel phoning "TEAMBOX" uniquement quand vous le souhaitez (toute la journée, pendant vos heures de soins ou lors de vos déplacements à domicile).
Le partage d'agenda : Nous travaillons sur votre logiciel de gestion habituel (Doctolib, Maiia, ou autre outil de kinésithérapie). Il me suffit d'un accès sécurisé pour planifier vos rendez-vous en temps réel. J'utilise également Anydesk il vous suffit de télécharger la version gratuite pour vous.
L'application de vos consignes : Avant de démarrer, nous définissons ensemble vos règles : temps de pause, durée des bilans, nombre maximal de patients par heure et spécificités de votre exercice.
Quel budget prévoir pour votre cabinet ?
La transparence est essentielle pour piloter sereinement la gestion de votre cabinet. Sereña propose une tarification claire et flexible, indexée sur votre volume d'activité réel, disponible du lundi au vendredi de 8 h 30 à 18 h :
Prestation | Tarif |
Abonnement mensuel (Mise en place et accès au service) | 30 € / mois |
Appel entrant (Accueil personnalisé et traitement des demandes) | 1,40 € |
Appel sortant (Rappels, suivi de liste d'attente et confirmations) | 1 € |
Une interlocutrice dédiée et des consignes respectées
En choisissant Sereña, vous n'envoyez pas vos patients vers un centre d'appels anonyme. Je suis votre unique interlocutrice. Vos patients entendent toujours la même voix, ce qui crée un lien de confiance, de reconnaissance et de fidélité au fil des semaines.
Qu'il s'agisse d'un patient en rééducation post-opératoire (prothèse, ligaments croisés) ou d'une personne souffrant d'une pathologie chronique, chaque profil trouve une écoute douce, professionnelle et parfaitement alignée sur votre déontologie. Vos données de santé et vos plannings sont traités dans le respect strict de la confidentialité. En cas de congés ou d'absence de ma part, nous planifions ensemble les modalités de relais pour que votre cabinet ne reste jamais sans réponse.
Questions fréquentes des kinésithérapeutes
Puis-je tester vos services sur une courte période ?
Oui, les formules Sereña sont conçues pour offrir un maximum de souplesse aux professionnels de santé, sans engagement rigide, afin de s'adapter aux fluctuations de votre patientèle.
Comment m'informez-vous des messages importants ?
Chaque message ou urgence signalée par un patient fait l'objet d'une notification immédiate sur votre outil de gestion ou par le canal de communication que nous aurons validé ensemble lors de notre phase de cadrage.
Redevenez kinésithérapeute à 100 %. En me confiant votre secrétariat médical à distance, vous valorisez l'image de votre cabinet et vous offrez une expérience fluide et rassurante à vos patients, du tout premier coup de fil jusqu'à leur arrivée sur votre table de soin.
